Kampanie e-mailowe pozostają jednym z najpopularniejszych sposobów komunikacji z Twoją publicznością. Gdy już zbudujesz znaczącą listę kontaktów, Twoim następnym priorytetem powinno być utrzymanie silnej reputacji nadawcy i unikanie czarnych list e-mailowych oraz czarnych list IP, które mogą skutkować zablokowaniem.

Jeśli codziennie wysyłasz e-maile lub dopiero przygotowujesz się do uruchomienia masowych kampanii e-mailowych, ważne jest, aby być dobrze przygotowanym. Zespół Yespo stworzył kompleksowy przewodnik pomagający w głębszym zrozumieniu budowania dobrej reputacji nadawcy e-maili i uniknięciu bycia umieszczonym na czarnej liście spamu. Ale w tym artykule pójdziemy jeszcze dalej. 

Powody, dla których Twoja domena może zostać umieszczona na czarnej liście

Skargi na spam 

Najgorszą rzeczą, która może się zdarzyć, jest zablokowanie tylko dlatego, że odbiorcy wielokrotnie zgłaszają Twoje e-maile jako nieciekawe lub nieodpowiednie – zasadniczo oznaczane jako spam. Oto dwa najczęstsze powody: nieprawidłowo skonfigurowano Double Opt-In, lub zapomniano włączyć link do rezygnacji z subskrypcji, zmuszając ludzi do oznaczenia Twoich e-maili jako spamu zamiast po prostu zrezygnować. 

Jeśli naprawdę chcesz skutecznie komunikować się z klientami za pomocą e-maila przez długi czas, zaleca się, aby potwierdzili zgodę na otrzymywanie e-maili. To najprostszy sposób, aby uniknąć dodania na czarną listę e-maili lub IP oraz innych niepożądanych konsekwencji. 

Twoja domena dzieli adres IP ze spamerem

Jeśli okaże się, że Twoja domena lub serwer pocztowy korzysta ze wspólnego IP ze spamerem (na przykład, jeśli jest hostowany razem z innymi stronami), istnieje ryzyko, że reputacja tego IP negatywnie wpłynie na Twoje mailingi. 

Dlatego w najgorszym przypadku możesz zostać oznaczony jako nadawca spamu i całkowicie zablokowany.

Aby tego uniknąć, odpowiedzialne firmy planujące masowe kampanie zwykle kupują dedykowany adres IP. Pozwala to na kontrolowanie reputacji, unikanie "krzyżowania się" z innymi użytkownikami i zapobieganie dodaniu na czarną listę IP z powodu problemów zewnętrznych.

Niedostępne adresy e-mail

Jeśli nie używasz DOI, Twoja lista kontaktów może być pełna nieistniejących adresów. Nawet jeśli zbierasz swoją bazę w poprawny sposób (prosząc o zgodę), weryfikuj ją z czasem i usuwaj nieaktywne kontakty. Niektóre z tych adresów są już nieużywane, a niektóre mogły zostać zamienione w pułapki na spam. 

Jak pokazuje praktyka, jest to jeden z najczęstszych powodów dodania na czarną listę e-maili. Dlatego zdecydowanie zaleca się okresowe "czyszczenie" listy kontaktów za pomocą wymienionych poniżej usług.

Brakujące lub nieprawidłowe podpisy cyfrowe

Dostawcy poczty weryfikują, czy wiadomość pochodzi z Twojej domeny, używając specjalnych Rekordy DNS: SPF, DKIM i DMARC. Aby upewnić się, że twoje e-maile przechodzą te kontrole i nie są oznaczane jako spam, ważne jest poprawne skonfigurowanie wszystkich trzech rekordów. Używanie ich razem zapewnia najwyższy poziom zaufania ze strony usług pocztowych.

Jeśli którykolwiek z tych rekordów jest brakujący lub źle skonfigurowany, atakujący mogą podszywać się pod twoją domenę i wysyłać spam w twoim imieniu. Powoduje to, że dostawcy usług e-mail oznaczają twoje prawdziwe wiadomości jako podejrzane, zwiększając ryzyko umieszczania ich w folderach spamu lub na czarnych listach.

Słabe Zaangażowanie Subskrybentów

Jeśli twoje e-maile konsekwentnie wykazują niską liczbę otwarć, kliknięć lub wysoki współczynnik „usuń bez czytania”, dostawcy skrzynek pocztowych traktują to jako znak niskiego zaufania. Kiedy słabe zaangażowanie utrzymuje się przez dłuższy czas, twoja domena może ostatecznie zostać ograniczona, oznakowana lub nawet zablokowana.

Zmiany Adresu IP

Przełączanie się na nowy serwer lub zakup dedykowanego IP po przeprowadzeniu kampanii e-mailowych przez jakiś czas może znacząco wpłynąć na twoją reputację nadawcy. Jeśli polegasz na dużych dziennych wolumenach e-maili, planuj zmiany IP ostrożnie, aby uniknąć spadków dostarczalności.

Oto, co może się stać:

• dostawcy skrzynek pocztowych nie wiedzą, że nowe IP należy do ciebie, więc początkowo traktują je jako „nowe” lub „nieznane”;
• jeśli adres IP był wcześniej używany do spamu, system może od razu sklasyfikować cię jako niepożądanego nadawcę i przenieść na czarną listę IP.

Co zrobić, jeśli okoliczności zmuszają cię do zmiany IP? Musisz zrozumieć, że w większości przypadków twoja reputacja zostanie „zresetowana” i będziesz musiał:

• stopniowo zwiększać swój wolumen wysyłek,
• zweryfikować, czy rekordy DNS (SPF, DKIM, DMARC) są prawidłowo skonfigurowane,
• monitorować wydajność dostarczalności;
• monitorować status czarnej listy IP.

Nagły Wzrost Wolumenu Wysyłek

Jeśli myślisz, że możesz zacząć wysyłać tysiące e-maili na raz – nawet do zweryfikowanych odbiorców – popełniasz poważny błąd. Dostawcy usług e-mail potraktują nagły wzrost niewielkiego wolumenu z twojej domeny lub IP jako podejrzaną aktywność i mogą dodać cię do czarnej listy.

Ostre skoki w ruchu e-mailowym wyglądają dla algorytmów filtrujących dokładnie jak typowe zachowanie spamera. W przypadku wystąpienia tego, dostawcy skrzynek pocztowych mogą:

• tymczasowo ograniczyć dostarczanie;
• znacząco obniżyć ranking zaufania twojej domeny;
• wysłać twoje wiadomości do folderu spamu;
• oznaczyć twoje IP lub domenę jako potencjalnie niebezpieczną.

Zainfekowane lub Zhakowane Systemy

Jeśli twoja domena lub serwer zostanie zhakowana i zacznie wysyłać spam lub podszywane e-maile, szczególnie z podejrzanymi linkami, może zostać prawie natychmiast dodana do czarnej listy e-mailowej. W wielu przypadkach adres IP wysyłający również trafia na czarną listę IP.

Jak Usunąć Swoją Domenę z Czarnej Listy

1. Zidentyfikuj Czarną Listę, Na Którą Cię Umieszczono

Przeprowadź kontrolę spamu domeny i potwierdź reputację IP przy użyciu kilku dedykowanych narzędzi (dość obszerna lista usług jest zamieszczona w następnym rozdziale poniżej). Każda czarna lista e-maili, jak również czarna lista IP, ma swoje własne polityki usuwania, więc ważne jest, aby wiedzieć, która z nich cię oznaczyła.

2. Napraw Problem Podstawowy

Zanim złożysz wniosek o usunięcie z listy, musisz rozwiązać problem, który spowodował blokadę. Może to obejmować poprawę rekordów uwierzytelniania (SPF, DKIM, DMARC), usunięcie przejętych kont lub poprawę wskaźników zaangażowania e-mail.

3. Złóż Wniosek o Usunięcie z Listy

Gdy problem zostanie rozwiązany, odwiedź stronę internetową czarnej listy emailowej / IP i wypełnij formularz usunięcia z listy. Zazwyczaj będziesz musiał wyjaśnić, dlaczego zostałeś umieszczony na liście, jakie działania naprawcze podjąłeś i jak planujesz zapobiec ponownemu wystąpieniu problemu.

4. Sprawdź Ustawienia Uwierzytelniania

Po usunięciu z listy upewnij się, że wszystkie rekordy DNS są prawidłowo skonfigurowane i użyj wyszukiwania DNS, aby dwukrotnie sprawdzić, czy SPF, DKIM i DMARC są aktywne i publicznie dostępne:

• SPF zawiera tylko wymagane adresy IP i usługi;
• DKIM podpisuje wszystkie wychodzące e-maile;
• DMARC jest ustawiony na co najmniej „none” (idealnie z stopniowym przejściem do restrykcyjnej polityki).

5. Rozgrzewka Twoich Wysłanych

Nie wracaj od razu do zakrojonych na szeroką skalę kampanii e-mailowych. Dostawcy skrzynek pocztowych będą nadal monitorować Twoje działania związane z wysyłaniem przez jakiś czas. Aby uniknąć problemów, kluczowym jest stosowanie strategii stopniowej rozgrzewki:

• zacznij od niewielkiej liczby e-maili – najpierw do najbardziej zaangażowanych kontaktów;
• stopniowo zwiększaj ilość wysyłanych wiadomości;
• utrzymuj przewidywalne wzorce wysyłania, ponieważ spójne, niewielkie kampanie pomagają budować i wzmacniać reputację nadawcy.

6. Regularnie Monitoruj Swoją Reputację

Po usunięciu z czarnej listy e-mail, kluczowe jest ciągłe monitorowanie wskaźników skarg spamowych, procentu dostarczalności e-maili, wskaźników odbić i zaangażowania użytkowników.

Jak Unikać Umieszczenia na Czarnej Liście

Aby uniknąć ciągłego sprawdzania domeny pod kątem spamu w celu zweryfikowania swojego statusu, zacznij poprawiać swoją reputację nadawcy już od samego początku – to znacząco zmniejsza ryzyko, że Twoje e-maile nie dotrą do skrzynki odbiorczej.

Używaj Zweryfikowanej i Uwierzytelnionej Domeny

Od początku wysyłaj e-maile z „czystej” domeny. Kluczowe jest skonfigurowanie SPF, DKIM i DMARC.

Rozgrzewaj Swoje IP/Domenę

Wybierz najbardziej wartościowy segment swoich kontaktów i zacznij komunikować się z nimi jako pierwszy. Unikaj wysyłania wielu e-maili naraz – nagłe skoki mogą wydawać się podejrzane dla dostawców skrzynek pocztowych. Zwiększaj swoją ilość wysyłanych wiadomości stopniowo i utrzymuj spójne wzorce wysyłania.

Testuj Przed Wysyłką

Przed wysyłką masowej kampanii e-mailowej, sprawdź swoje e-maile za pomocą usług testowania dostarczalności i spamu, aby upewnić się, że są skuteczne. To pozwoli Ci zidentyfikować błędy z wyprzedzeniem i chronić swoją reputację nadawcy.

Dodaj Captcha do Formularza Subskrypcyjnego

Taki dodatek do formularza zabezpieczy Cię przed botami, które mogą przesłać dużą liczbę fałszywych lub niskiej jakości adresów e-mail. W rezultacie Twoje wskaźniki dostarczalności e-maili spadają, Twoja lista kontaktów staje się niskiej jakości, a ryzyko dodania do czarnej listy e-maili lub IP znacząco wzrasta.

Utrzymuj czystą listę email

Jeśli dostawcy skrzynek pocztowych regularnie widzą wiadomości wysyłane do nieaktywnych adresów, szkodzi to twojej reputacji nadawcy i zwiększa wskaźnik skarg na spam. Aby tego uniknąć,

• regularnie czyść listę, co oznacza usuwanie nieaktywnych lub niepoprawnych adresów;
• używaj podwójnego potwierdzenia subskrypcji (Double Opt-In).

Monitoruj zaangażowanie

Zachowanie silnej reputacji nadawcy oznacza bycie na bieżąco z potrzebami swojej publiczności. Jak dostawcy skrzynek pocztowych to rozpoznają? Poprzez wskaźniki takie jak współczynniki otwarć, współczynniki kliknięcia oraz współczynniki odrzuceń. Bacznie obserwuj te wskaźniki, a także skargi na spam, aby zapewnić płynne i nieprzerwane komunikacje ze swoją publicznością.

Zminimalizuj skargi na spam – Dodaj link do rezygnacji z subskrypcji

Jeśli ktoś nie chce otrzymywać twoich emaili, co zrobi? Zrezygnuje z subskrypcji. Ale jeśli nie może znaleźć tej opcji? Wtedy cały wątek trafi do spamu. Aby tego uniknąć, umieść link do rezygnacji z subskrypcji w widocznym miejscu w emailu. Jest to również wymagane przez przepisy GDPR i CAN-SPAM.

Monitoruj czarne listy email i IP

Regularnie przeprowadzaj sprawdzanie spamu dla domeny i korzystaj z usług sprawdzania czarnej listy email, aby zobaczyć, czy twoja domena jest na czarnej liście, lub czy twoje IP jest na liście. Jeśli okaże się, że jesteś na czarnej liście, natychmiast podejmij kroki, aby się z niej usunąć.

10 Najlepszych Narzędzi do Sprawdzania Czarnej Listy Email

1. Spamhaus

To globalna baza danych czarnej listy DNS (DNSBL) dla IP i domen. Spamhaus dostarcza informacje o statusie czarnej listy email i IP w czasie rzeczywistym, wraz z automatycznymi możliwościami sprawdzania spamu domeny w celu monitorowania reputacji domeny email. Jego kluczowe zalety to:

• aktywnie wykorzystywany przez głównych dostawców email,
• znany na całym świecie, działa od 27 lat;
• natychmiastowe wykrycie, czy IP lub domena jest na czarnej liście,
• ochrona przed spamem na poziomie serwera.

2. MXToolbox

Ta usługa umożliwia sprawdzenie reputacji adresów IP, monitorowanie rekordów DNS oraz weryfikację statusu czarnej listy email. I chociaż prosty interfejs może wprowadzać w błąd, usługa działa niezawodnie i oferuje kilka zalet, w tym:

• narzędzia do monitorowania SPF, DKIM i DMARC;
• natychmiastowe skanowanie DNS;
• wygodny dashboard do śledzenia IP i domen;
• weryfikacja wyniku spamu domeny;
• szybki dostęp do aktualnych informacji o adresie IP w lewym dolnym rogu.

3. Zerobounce

Nowoczesna, przyjazna dla użytkownika strona internetowa z pełną funkcjonalnością. Umożliwia łatwą weryfikację adresów e-mail pod kątem ich poprawności. Jest to kluczowe dla utrzymania dobrej reputacji domeny nadawcy i unikania wpisania na czarną listę e-mail lub czarną listę IP. Między innymi usługa może:

• wykrywać nieistniejące, „martwe” i ryzykowne adresy e-mail;
• chronić przed twardymi odbiciami (hard bounces);
• integrować się z popularnymi ESP.

Zaawansowane funkcje obejmują:

• dostarczanie dodatkowych informacji o kontakcie (geolokalizacja, kraj, lokalizacja IP);
• weryfikację e-maili bez wysyłania wiadomości – przy użyciu zapytań SMTP i ping DNS;
• identyfikację tymczasowych (jednorazowych) adresów e-mail;
• wykrywanie „pułapek spamowych”, aby zapobiec wpisaniu na czarną listę.

4. EmailListVerify

Niezawodna usługa weryfikacji e-maili skoncentrowana na efektywności i prostocie. Kluczowe funkcje obejmują:

• masową weryfikację i szybką weryfikację dużych list;
• uproszczony interfejs zaprojektowany do szybkiego czyszczenia list;
• proste API do łatwej integracji.

5. Mailtrap

Różnorodne funkcje, opcje integracji i liczne artykuły porównawcze z innymi usługami niszowymi świadczą o silnej konkurencyjności i pewności. Niestety, usługa nie oferuje wyniku spamu dla domeny, co może być bardzo przydatne do szybkiej oceny ryzyka oznaczenia e-maili jako spam i optymalizacji dostarczalności e-maili przed wysyłką kampanii.

Kluczowe funkcje obejmują:

• Piaskownicę e-mail do testowania;
• Sprawdzanie spamu;
• Usługę SMTP o wysokiej dostarczalności;
• Automatyzację testów jakości (QA);
• Alerty dotyczące dostarczalności.

Oto najcenniejsze funkcje usługi dla marketerów:

• wsparcie dla pracy zespołowej, ponieważ można tworzyć oddzielne „skrzynki” dla projektów lub środowisk w ramach osobistego konta.
• szczegółowe raporty spamowe, ponieważ system wyświetla „wyzwalacze” i zasady HTML, które Twój e-mail może naruszać, wraz z wyjaśnieniami dla każdego punktu.
• wbudowane narzędzia analityczne i powiadomienia pozwalają szybko reagować na problemy z reputacją, z możliwością integracji ze Slackiem;
• zautomatyzowane testowanie e-maili, co jest kluczowe dla zespołów rozwijających produkty lub usługi obejmujące wysyłkę na dużą skalę.

6. EasyDMARC

EasyDMARC pomaga monitorować i poprawiać reputację Twojej domeny, dostarczając automatyczne raporty DMARC, SPF i DKIM, chroniąc przed phishingiem i spoofingiem oraz ostrzegając o błędnie skonfigurowanych rekordach lub nietypowym ruchu emailowym. Pozwala również sprawdzić, czy Twoja domena jest oznaczona jako spam, co pomaga zapobiegać umieszczeniu jej na czarnej liście.

Kluczowe funkcje:

• automatyczne raporty dotyczące problemów z uwierzytelnianiem;
• ochrona przed phishingiem i spoofingiem;
• prosty interfejs do zarządzania politykami;
• możliwość monitorowania reputacji domeny email i śledzenie statusu czarnej listy IP oraz email.

Kluczowe zalety usługi to:

• analiza raportów DMARC wspierana przez AI;
• interfejs i raporty jako white-label;
• alerty dotyczące błędnych rekordów, nieudanych uwierzytelnień lub anomaliów w ruchu.

7. InboxAlly

Usługa specjalizuje się w zapewnieniu, że e-maile trafiają do skrzynki odbiorczej, a nie do folderu spamu. Jest to szczególnie istotne dla firm wysyłających kampanie emailowe na dużą skalę i współpracujących z wieloma segmentami odbiorców. Nowi użytkownicy mogą zarequestować demo na żywo przed wyborem i opłatą za plan.

Wyróżniającą cechą platformy są wbudowane algorytmy do automatycznego rozgrzewania domeny lub IP, a także symulowanie zaangażowania ludzkiego - otwieranie, przewijanie, klikanie w e-maile i inne. Można dostosować intensywność rozgrzewania w profilu zaangażowania.

Dodatkowe funkcje obejmują:

• zalecenia dotyczące optymalizacji treści email, aby unikać filtrów spamu;
• panel sterowania z historią 30 dni, w tym metryki pobrane z Google Postmaster Tools;
• testowanie umieszczenia w skrzynce odbiorczej, gdzie można zobaczyć dokładnie, gdzie lądują e-maile - Skrzynka odbiorcza, zakładka Oferty, czy Spam;
• alerty dotyczące wyzwalaczy spamu i problemów z uwierzytelnianiem (SPF/DKIM/DMARC)
• monitorowanie i wgląd w reputację domeny.

8. InboxKit

Wygodna usługa do sprawdzania dostarczalności emaili i poziomów spamu. Jest głównie skierowana do zespołów sprzedażowych wysyłających zimne e-maile. Platforma twierdzi, że zapewnia 95% wskaźnik umieszczania w skrzynce odbiorczej.

Kluczowe zalety usługi to:

• analiza, jak e-maile są wyświetlane w różnych klientach pocztowych;
• wykrywanie elementów, które mogą wyzwalać filtry spamu;
• przejrzyste i przyjazne raporty dla marketerów.

9. NoBounz

 

Pozycjonuje się jako profesjonalna usługa weryfikacji e-maili i czyszczenia list kontaktowych. Umożliwia szybkie podniesienie jakości listy kontaktowej bez konieczności pracy ręcznej. Jest to szczególnie przydatne, jeśli od dłuższego czasu korzystasz z tej samej bazy kontaktów, podejrzewasz spadek jakości lub chcesz zredukować ryzyko trafienia na czarną listę e-maili lub IP.

Co zyskujesz:

• wysoka dokładność weryfikacji;
• szybkie przetwarzanie dużych list;
• poprawa wskaźników dostarczalności e-maili;
• usunięcie pułapek spamowych z listy kontaktów.

10. MailinBox

Jedna z najbardziej kompleksowych usług dla marketerów e-mailowych, ponieważ pozwala na sprawdzanie statusu czarnej listy dla domen i IP oraz rozwiązywanie niemal wszystkich problemów związanych z dostarczalnością e-maili.

Platforma oferuje intuicyjną nawigację do monitorowania reputacji nadawcy. Wśród interesujących funkcji znajdują się:

• monitorowanie czarnej listy e-maili;
• usuwanie pułapek spamowych;
• wsparcie dla wielu domen jednocześnie;
• testowanie odbić (bounce testing);
• monitorowanie reputacji domeny;
• wsparcie dla kont zespołowych.

Podsumowanie

Algorytmy usług e-mailowych są dość przewidywalne i przy odpowiednim podejściu do wysyłki można uniknąć trafienia na czarną listę e-maili lub IP. Nawet z dedykowanym IP, utrzymuj swoje listy w czystości, zapobiegaj nagłym wzrostom aktywności domeny i odpowiednio się rozgrzewaj przed uruchomieniem dużych kampanii. Warto okresowo monitorować swoje IP i domenę za pomocą narzędzi do sprawdzania czarnych list e-maili, aby zobaczyć, czy Twoja domena została wpisana na czarną listę. A jeśli to się stało, nie panikuj – postępuj zgodnie z procesem krok po kroku: zidentyfikuj problem, napraw przyczyny i złóż wniosek o usunięcie z listy.

Aby ułatwić życie marketerom i pomóc poprawić poziomy otwieralności oraz dostarczalności e-maili, zarządzając reputacją domeny, skompilowaliśmy listę niezwykle użytecznych zasobów. Znajdziesz tam wskazówki dotyczące poprawy treści, a także zautomatyzowane narzędzia, które pomagają dostarczać Twoje wiadomości do skrzynek odbiorców.

Zalecamy poważne podejście do komunikacji e-mailowej. Pomimo proliferacji kanałów, e-mail pozostaje jednym z najważniejszych sposobów na nawiązywanie kontaktu z Twoją publicznością. Na platformie Yespo możesz łatwo skonfigurować szablony e-maili – zarówno osobiste, jak i wbudowane – ustawić warunki wysyłki oraz przeglądać statystyki wydajności. Możesz także wkomponować scenariusze wysyłki e-maili w przepływy pracy omnichannel, aby poszerzyć zasięg komunikacji i uczynić ją bardziej spersonalizowaną.

Uzyskaj fachową wiedzę