Gdy baza subskrybentów rośnie wykładniczo, to sukces. Ale szybki wzrost ma też drugą stronę: narzędzia, które działały wczoraj, mogą spowalniać skalowanie.

Dokładnie przed takim wyzwaniem stanęła platforma edukacyjna Prometheus. Gdy łączna liczba subskrybentów osiągnęła 3 miliony, stało się jasne, że dalsze skalowanie będzie wymagać nie tylko ESP, ale także zaawansowanej segmentacji i szczegółowej analityki.

W tym case study opisujemy, jak Prometheus przeniósł trzon swojej bazy — ponad 1,5 miliona aktywnych kontaktów — z platformy Sendy do Yespo CDP w zaledwie 8 tygodni.

To historia o tym, jak szybko przenieść duży projekt na nową platformę, zachowując bezbłędną reputację domeny i wysokie zaangażowanie odbiorców.

Baza danych	ponad 1,5 mln użytkowników
Kanał komunikacji	E-mail
Cele	• Migracja e-mail marketingu z ESP do Yespo CDP. • Rozgrzanie domeny wysyłkowej z zachowaniem jej reputacji na poziomie High.
Wyniki	• Osiągnięto wolumen wysyłki z domeny na poziomie 1 358 734 kontaktów. • Utrzymano reputację na poziomie High, zarówno w trakcie, jak i po rozgrzewce.
Czas realizacji	8 tygodni
Zasoby	• Marketer z Prometheus • Marketer z agencji Yespo

O projekcie

Prometheus to duża internetowa platforma rozwoju zawodowego, założona w 2014 roku. Projekt specjalizuje się w tworzeniu programów zawodowych i lokalizowaniu najlepszych materiałów edukacyjnych z całego świata, udostępniając wiedzę czołowych wykładowców każdemu. Przez 11 lat platforma pomagała swoim partnerom usystematyzować doświadczenie, a także zapewniała wsparcie edukacyjne dla najważniejszych reform państwowych.

Od ESP do możliwości CDP: jak i dlaczego Prometheus zmienił platformę

Przejście na nową platformę wiąże się z ryzykiem: nowe ustawienia techniczne, możliwe problemy z dostarczaniem i zagrożenia dla reputacji domeny. Prometheus zrobił ten krok świadomie: gdy łączna baza urosła do 3 milionów subskrybentów, dotychczasowy zestaw narzędzi nie odpowiadał już ambicjom i tempu rozwoju zespołu.

Oto jak kształtowała się ta decyzja i dlaczego platforma wybrała Yespo.

Dlaczego Prometheus wyrósł z ESP

Przez ponad 5 lat firma korzystała z ESP Sendy do masowych kampanii e-mailowych.

Było to niezawodne narzędzie, gdy projekt się kształtował, ale szybki wzrost i skalowanie przyniosły nowe wymagania komunikacyjne. Biznes przerósł możliwości usługi mailingowej, a potrzeba automatyzacji stała się krytyczna.

Główne czynniki, które skłoniły do poszukiwania nowego rozwiązania i migracji:

• Ręczne zarządzanie. System mailingowy nie był głęboko zintegrowany z platformą edukacyjną. Zespół musiał ręcznie eksportować i importować dane, co zajmowało czas i zwiększało ryzyko błędów.
• Brak danych do segmentacji. Z powodu ograniczeń technicznych mailingi trafiały do szerokich segmentów ("do wszystkich"), choć projekt potrzebował precyzyjnie i jednocześnie docierać do różnych grup odbiorców.
• Ograniczone testowanie. Możliwości ESP ograniczały elastyczność marketingową: zespół nie mógł w pełni eksperymentować z treścią, testować hipotez ani wdrażać zautomatyzowanych workflow wyzwalanych, które reagują na działania użytkowników w czasie rzeczywistym.

Dlaczego wybrali Yespo CDP

Strategia "równoległego startu": jak przeprowadzić migrację bez przerw w komunikacji i utraty przychodu

Największą obawą każdej marki podczas migracji jest próżnia komunikacyjna: przerwa w mailingach może obniżyć zaangażowanie i spowodować bezpośrednie straty. Aby wyeliminować to ryzyko, zespół Prometheus wybrał strategię stopniowego przejścia.

Podczas 8-tygodniowej migracji i rozgrzewki projekt pracował na dwóch usługach równolegle.

Zalety pracy równoległej:

• Stabilność. Podczas gdy w Yespo trwała konfiguracja techniczna i rozgrzewka, krytyczne mailingi były wysyłane przez stary ESP.
• Bezpieczny transfer danych. Ponieważ obie usługi działały równolegle, można było skonfigurować automatyczne przekazywanie kontaktów z rejestracji bez ryzyka utraty danych nowych użytkowników.
• Optymalizacja kosztów. Płacenie za dwie platformy jednocześnie to dodatkowe obciążenie budżetu. Jednak przy bazie 3 milionów kontaktów pomogło to uniknąć potencjalnej utraty lojalności odbiorców spowodowanej przerwanymi procesami edukacyjnymi.

Zespół Prometheus przeprowadził główny etap migracji samodzielnie, opierając się na dokumentacji Yespo.

Plan migracji Prometheus do Yespo

1. Przeniesienie bazy kontaktów. 1,5 miliona najbardziej aktywnych kontaktów zostało wyeksportowanych, a następnie zaimportowanych do CDP, aby rozgrzewka skupiła się na najbardziej lojalnych klientach. Pozostałe kontakty zostały w starym ESP do późniejszej reaktywacji.
2. Weryfikacja domen używanych w Sendy, ponieważ były już rozgrzane pod duże wolumeny wysyłki i miały dobrą reputację oraz rozpoznawalność.
3. Adaptacja treści i designu. Przeniesienie szablonów do Yespo i dostosowanie układu.
4. Automatyczne przekazywanie danych ze strony. Konfiguracja przekazywania kontaktów z rejestracji na stronie.
5. Rozgrzewka nadawcy. Stopniowe zwiększanie wolumenów wysyłki aż do osiągnięcia dozwolonych limitów i przejścia na wysyłkę z własnymi podpisami cyfrowymi Prometheus.

Narzędzia wykorzystywane w pierwszym roku współpracy

W pierwszym roku zespół Prometheus korzystał z podstawowych możliwości CDP, koncentrując się na automatyzacji zbierania danych i analityce.

Z czego korzystali:

• Integracja z platformą edukacyjną: skonfigurowano automatyczne przekazywanie kontaktów z rejestracji do odpowiednich grup na podstawie zainteresowań użytkowników.
• Moduł testów A/B: do testowania hipotez dotyczących treści (na przykład wpływu FOMO na Open Rate).
• Panel analityczny i Postmaster Tools: do codziennego monitorowania reputacji domeny widzianej przez Google oraz śledzenia błędów dostarczania (Hard/Soft Bounce).
• Elastyczny edytor Yespo: do samodzielnego tworzenia responsywnych e-maili bez angażowania deweloperów. Pozwoliło to odejść od standardowych układów starego systemu i wdrożyć złożone parametry techniczne: obsługę trybu ciemnego, poprawne wyświetlanie na urządzeniach mobilnych oraz ścisły limit wagi 100 KB, krytyczny dla stabilnego dostarczania do Gmaila.

Jak rozgrzać domenę dla 1,5 miliona kontaktów: algorytm krok po kroku od Prometheus

Zespół Prometheus miał już własne know-how, ale aby zminimalizować ryzyko i wzmocnić strategię, zwrócił się o wsparcie do agencji Yespo. Współpraca połączyła głęboką znajomość odbiorców po stronie Prometheus z doświadczeniem Yespo w pracy z dużymi bazami danych. Pozwoliło to dostosować tempo rozgrzewki do rzeczywistej reakcji dostawców poczty i do limitów wysyłki Yespo dla konkretnych dostawców.

Marketer z Yespo pomógł dostosować plan rozgrzewki do wielkości bazy i monitorował wyniki na każdym etapie.

Etap 1. Przygotowanie segmentów

Baza 1,5 miliona kontaktów została podzielona według dwóch kryteriów:

• Segmentacja według aktywności. Zespół wyodrębnił osoby, które aktywnie reagowały na poprzedni mailing: 661 kontaktów w różnych domenach. Wysokie zaangażowanie pomogło stworzyć idealny początkowy profil reputacji domeny.
• Podział według typu domeny. Następnie baza została podzielona na użytkowników Gmaila, którzy stanowili około 79% odbiorców (1,23 miliona), oraz wszystkich pozostałych. Liczba innych domen była niewielka, a ich rozgrzewka nie wymagała długotrwałych, systematycznych działań, więc połączyliśmy je w jeden segment: 21%, czyli 331 tysięcy. Podział według typu domeny pozwolił zbudować elastyczny harmonogram wysyłki uwzględniający limity każdego dostawcy poczty.

Etap 2. Opracowanie strategii treści dla rozgrzewki

Po utworzeniu segmentów kluczowym zadaniem jest wybór treści wiadomości. Priorytetem są otwarcia e-maili i kliknięcia w linki.

Kryteria treści:

• Maksymalna trafność: tematy interesujące szeroki krąg użytkowników platformy.
• Łatwość interakcji: jasne, atrakcyjne elementy, w które ludzie chcą klikać.
• Brak agresywnego marketingu: żadnych nachalnych rabatów ani bezpośredniej sprzedaży kursów.
• Skupienie na wartości: nacisk na bezpośrednią korzyść i znaczenie społeczne dla odbiorcy.

W kampanii rozgrzewkowej okazję świąteczną połączono z grywalizacją. Z okazji 10. rocznicy Prometheus zespół przygotował konkurs z nagrodami, który motywował użytkowników do interakcji z e-mailem.

Aby przeprowadzić rozgrzewkę, wybrano kampanię konkursową i podzielono ją na dwa e-maile.

1. W pierwszym e-mailu Prometheus ogłosił konkurs i zaprosił subskrybentów do udziału. Nagrody odpowiadały edukacyjnemu profilowi projektu: certyfikaty na płatne kursy Prometheus, książki na odpowiednie tematy oraz możliwość zadawania pytań wykładowcom podczas zamkniętej sesji Q&A.
2. Drugi e-mail zawierał wyniki konkursu. Ponieważ subskrybenci czekali na ogłoszenie zwycięzców, miał potencjał, by uzyskać wysokie wskaźniki otwarć i pomóc szybciej zbudować pozytywną reputację nowego nadawcy w usługach pocztowych.

Etap 3. Przygotowanie e-maili: tekst, design i układ

Aby rozgrzać dużą bazę, ważne jest przygotowanie e-maili poprawnych technicznie. Na dostarczalność wpływają temat, struktura e-maila, proporcja tekstu do obrazów, waga HTML, responsywność, a nawet obecność tekstu alternatywnego.

Dlatego przed uruchomieniem zespół sprawdzał każdy e-mail według podstawowej checklisty:

• Trafność. Temat odpowiadał treści wewnątrz, bez clickbaitu i zawyżonych oczekiwań.
• Równowaga tekstu i obrazów. E-mail nie był jednym dużym obrazem: celem było co najmniej 60% treści tekstowej i do 40% treści wizualnej. Pomaga to usługom pocztowym lepiej "czytać" e-mail i zmniejsza ryzyko trafienia do spamu.
• Dostępność. Do obrazów dodano tekst alternatywny, a link do rezygnacji z subskrypcji był widoczny i czytelny.
• Higiena techniczna. HTML e-maila mieścił się poniżej 100 KB, aby Gmail nie ucinał treści.
• Responsywność. E-maile sprawdzano na desktopie, smartfonach i w trybie ciemnym, aby mieć pewność, że wyświetlają się poprawnie dla wszystkich użytkowników.

Test A/B: który temat zadziałał lepiej?

Na jednym z pierwszych etapów rozgrzewki zespół przetestował tematy na mniejszym segmencie bazy. Sprawdzano, co lepiej działa na otwarcia: FOMO czy bezpośrednia korzyść. Zwycięski temat został użyty w kolejnych falach z większymi wolumenami wysyłki.

• Wariant A: 🏆 Pospiesz się po swoją nagrodę! Wielki konkurs z okazji 10-lecia Prometheus
• Wariant B: 🔥 Twoja szansa na wygranie kursu: świętujemy 10-lecie Prometheus!

Test trwał 1 miesiąc — tyle czasu potrzeba było, by osiągnąć wielkość próby niezbędną do prawidłowej oceny wyników.

Wyniki testu:

Wariant tematu	Open Rate
🏆 Pospiesz się po swoją nagrodę! Wielki konkurs z okazji 10-lecia Prometheus 🔥	30,9%
🔥 Twoja szansa na wygranie kursu: świętujemy 10-lecie Prometheus!	27%

Wygrał pierwszy wariant, z OR 30,9% wobec 27% w drugim. Potwierdziło to, że wezwania do działania zawierające element pilności ("pospiesz się") zapewniają znacznie wyższe zaangażowanie.

Największy skok aktywności wywołał e-mail ogłaszający zwycięzców. Dzięki dużemu oczekiwaniu na wyniki osiągnął Open Rate 68,6% i CTR 39,7%.

Wyniki zaangażowania dla e-maila z wynikami konkursu:

E-mail otrzymało	12 505 uczestników konkursu
Open Rate e-maila	68,6%
CR e-maila	27,2%
CTR	39,7%

Etap 4. Harmonogram rozgrzewki: od pierwszych 600 do 1,3 miliona e-maili

Głównym celem harmonogramu jest równomierne obciążenie usług pocztowych, bez nagłych skoków aktywności, które mogłyby zostać uznane za spam. W przypadku Prometheus rozgrzewka trwała 8 tygodni i opierała się na zasadzie "kontrolowanej prędkości".

Ważne. Zwiększaj wolumen e-maili stopniowo. W pierwszym dniu rozgrzewania nowej domeny możesz wysłać nie więcej niż 1000 e-maili; w przeciwnym razie mailing może zostać oznaczony przez serwer pocztowy jako niepożądana aktywność.

Prometheus zaczął ostrożnie, wysyłając w pierwszym dniu tylko 585 wiadomości do aktywnego segmentu osób, które reagowały na poprzedni mailing.

Zaczęli od dziesięciu wysyłek na minutę, a następnie podążali za przygotowanym harmonogramem:

1. W pierwszym dniu wykorzystali segment aktywnych odbiorców, którzy przeczytali i kliknęli w e-mail rozgrzewkowy przygotowany przez zespół Prometheus:
   • domena Gmail – 383 kontakty;
   • inne domeny – 202 kontakty.

Pierwszy dzień rozgrzewki

Domena	Wolumen wysyłki
gmail	383 kontakty
inne	202 kontakty

1. Następnie kontynuowali z wcześniej przygotowanym segmentem aktywnych odbiorców — tych, którzy czytali poprzednie e-maile: 54 189 kontaktów. Został on również podzielony na podgrupy według domen:
   • największa (Gmail) – 37 802;
   • kontakty z innych domen połączono w jedną grupę – 13 984.
2. Podgrupy dzielono następnie dalej, aby stopniowo zwiększać wolumeny wysyłki według liczby wysłanych wiadomości.

Wolumeny wysyłki w drugim dniu rozgrzewki

Domena	Liczba kontaktów
yahoo.com	992
lll.kpi.ua	613
gmail	567
oa.edu.ua	526
icloud.com	529
inne domeny	504
ukr.net	463
outlook.com	272
hotmail.com	167
meta.ua	103
i.ua	117
bigmir.net	25
Łączny wolumen wysyłki w ciągu dnia	4 878

Harmonogram na kolejne dni rozgrzewki domeny został zbudowany w ten sam sposób: wolumeny rosły codziennie, kierując się reakcją dostawców.

Szczegółową instrukcję rozgrzewki domeny znajdziesz w bazie wiedzy Yespo.

Przykład harmonogramu rozgrzewki dla domeny Gmail w całym okresie:

Dzienny limit wysyłki dla domeny Gmail, dla segmentu osób, które otwierały e-maile

Dzień	Wolumen wysyłki
1	383
2	567
3	1 116
4	2 166
5	4 071
6	6 270
7	9 080
8	14 505
9	20 894
10	30 195
11	35 908
12	40 261
13	9 536
14	9 445
15	10 324
16	11 178
17	11 925
18	12 671
19	13 414
20	14 938
21	16 478
22	17 772
23	19 990
24	20 989
25	22 040
26	23 730
27	23 736
28	25 121
29	27 168
30	28 786
31	30 752
32	55 218
33	80 030
34	120 387
35	153 618
36	198 531

Elastyczność zamiast sztywnego planu: przypadek dnia 13

Posiadanie harmonogramu nie oznacza, że nie można go zmieniać. Wręcz przeciwnie, wartość doświadczenia Prometheus polega na terminowym reagowaniu na sygnały z usług pocztowych.

W dniu 12 wolumeny wysyłki osiągnęły szczyt 40 261 e-maili. Jednak Postmaster Tools odnotował spadek wskaźników, więc zespół natychmiast skorygował plan na dzień 13:

1. Wolumen wysyłki do domeny Gmail zmniejszono do 9 536 e-maili (ustalając bezpieczny limit do 10 000 dziennie).
2. Przez kilka kolejnych dni wolumen zwiększano bardzo ostrożnie (około 10–12 tysięcy), aż reputacja w Postmaster się ustabilizowała.
3. Dopiero gdy reputacja osiągnęła poziom "High", zespół wrócił do dużego wzrostu, osiągając 198 531 wysyłek w dniu 36.

Monitoring techniczny. Podczas rozgrzewki zespół stale śledził kluczowe wskaźniki, aby móc na czas korygować wolumeny wysyłki i nie ryzykować reputacji nadawcy:

1. Google Postmaster Tools – sprawdzano reputację domeny i adresu IP, wskaźnik skarg oraz błędy techniczne. Pomogło to zrozumieć, jak Google ocenia nową aktywność nadawcy.
2. Analityka Yespo – monitorowano rezygnacje z subskrypcji, błędy dostarczania (Hard Bounce / Soft Bounce) i Open Rate. Pozwoliło to ocenić jakość segmentów i utrzymywać higienę bazy na każdym etapie rozgrzewki.

Wyniki rozgrzewki i status reputacji

Prometheus zakończył rozgrzewkę domeny wskaźnikami potwierdzającymi, że wybrana strategia była słuszna. W ciągu 8 tygodni zespół zbudował solidne podstawy dalszego rozwoju swojego ekosystemu edukacyjnego.

Bezbłędna reputacja i zasięg

Głównym osiągnięciem technicznym było pomyślne rozgrzanie domeny do poziomu 1,35 miliona kontaktów. Według Google Postmaster Tools reputacja nadawcy utrzymywała się na najwyższym poziomie przez cały okres.

Wskazuje to na pełne zaufanie usług pocztowych: e-maile docierają do skrzynki odbiorczej bez przeszkód, a liczba skarg na spam jest zminimalizowana.

Zaangażowanie na szczycie: analityka z ostatnich dni

Wskaźniki z ostatnich 5 dni rozgrzewki (na przykładzie segmentu Gmail) pokazują stabilne zainteresowanie odbiorców nawet przy gwałtownym wzroście wolumenów wysyłki.

Dzień	Wysłane wiadomości	Email OR	Email CR	CTR
32	55 218	28,6%	1,1%	3,9%
33	80 030	28,6%	1,1%	3,7%
34	120 317	28,6%	1,1%	3,8%
35	149 209	28,3%	1,1%	3,8%
36	198 414	28,2%	1,0%	3,7%

Po zakończeniu rozgrzewki 16 grudnia 2024 r. (pierwsza wysyłka odbyła się 5 listopada 2024 r.) baza objęta rozgrzewką wynosiła 1 358 734 kontakty.

Najwyższe zaangażowanie odnotował e-mail ogłaszający zwycięzców konkursu. Umiejętnie wykorzystując oczekiwanie odbiorców, osiągnął rekordowy Open Rate 68,6% i CTR 39,7%.

Od intuicji do liczb: strategiczna zmiana podejścia

Przejście na Yespo CDP pozwoliło Prometheus przezwyciężyć ograniczenia ESP i osiągnąć nowy poziom podejmowania decyzji opartych na danych. Projekt zyskał narzędzia do szczegółowego śledzenia wyników, co od razu poprawiło jakość decyzji marketingowych.

Plany na przyszłość

Prometheus przechodzi teraz do kolejnego etapu strategicznego: głębokiej integracji technicznej. Przekształci to kanał e-mailowy z narzędzia do masowych wysyłek w system spersonalizowanej komunikacji, który dostosowuje się do zachowania każdego użytkownika w czasie rzeczywistym.

Dzięki możliwościom Yespo CDP zespół planuje zwiększyć skuteczność marketingu poprzez głębszą segmentację i uruchomienie zautomatyzowanych workflow reagujących na działania użytkowników:

• Seria powitalna: do skutecznego onboardingu nowych subskrybentów i zapoznania ich z wartościami marki.
• Porzucone przeglądanie strony docelowej: automatyczne sprowadzanie zainteresowanych odwiedzających z powrotem na strony kursów.
• Niedokończona nauka: spersonalizowane wyzwalacze zachęcające uczących się do kontynuowania ścieżki edukacyjnej.
• Reaktywacja: systematyczna praca z nieaktywnymi kontaktami w celu przywrócenia ich zaangażowania.

Połączenie mailingów masowych ze zautomatyzowanymi workflow wyzwalanymi pozwoli Prometheus towarzyszyć każdemu użytkownikowi w drodze do nowej wiedzy.

---

Jeśli Ty również planujesz zmienić ESP lub rozgrzać swoją bazę kontaktów, zacznij od profesjonalnego wsparcia. Zapisz się na bezpłatną konsultację ze specjalistami Yespo i zyskaj szansę na ponowne uruchomienie marketingu na poziomie liderów rynku.

Uzyskaj fachową wiedzę